Eine Bekannte von mir hat mich vor kurzem gefragt, ob ich einen Werteworkshop (persönliche Werte und dann Teamwerte erarbeiten; Lesetipp: Wertvoll) in ihrem Team durchführen kann. Voraussetzung sei aber ein hybrider Workshop, denn nicht alle Teilnehmer sind am gleichen Standort. Sie meinte aber, dass das Unternehmen extra für hybride Meetings bestimmte Räume ausgestattet hat. Daher ist das für mich kein Problem, also ja, können wir gerne so machen.

Hybrider Raum

Mit meiner Zusage ohne genauere Nachfrage nach dem hybriden Raum habe ich einen Fehler begangen – wie heißt es so schön, hinterher ist man immer schlauer.

Meine Vorstellung

In meinem Kopf hat sich bei “wir haben dafür extra hybride Räume” ein Bild manifestiert: Hardware, die auf Teilnehmer vor Ort und eben online ausgerichtet ist und Software, die alle miteinander zielgerichtet arbeiten lässt.

Hardware

Unter Hardware kenne ich aus anderen hybriden Räumen sowas wie mehrere Mikrofone und gute Lautsprecher, sodass der Ton optimal abgedeckt ist. Mehrere Kameras, die alle Teilnehmer*innen und die Moderation einfangen. Digitale Whiteboards finde ich gut, sind aber immer noch sehr rar. Und natürlich ist meine Erwartung, dass ich entweder mein Notebook integrieren kann oder eben ein leistungsfähiges Gerät zur Verfügung habe.

Software

Bei der Software erwarte ich ein entsprechendes Meeting-Tool, welches alle Teilnehmer*innen kennen und bedienen können. Auch ein kollaboratives Tool zum Brainstorming, für Breakouts oder für einfaches Kleben von Sticky Notes ist in der “Muss” Liste.

Die Realität

Die Realität hat mich sehr schnell eingeholt. Wie gesagt, ich kannte bisher andere Räume und hatte also nicht mehr nachgefragt. Was ich vorfand, tja, das war interessant:

Es stand ein Rechner im Raum, mit Display und integrierter Lautsprechern/Mikrofon-Kombination. Ferner gab es noch einen Beamer und zwei Kameras. Die eine auf dem Monitor und die andere auf einem Schwanenhals. Die Kamera auf dem Monitor konnte ich in der Höhe verstellen. Die auf dem Schwanenhals überall hindrehen – diese war aber in erster Linie für das Whiteboard gedacht.

Die Software war so gedacht, dass ich mich mit den geheimen LogIn-Daten im Webbrowser des Dienstes anmelden und mit einem zusätzlichen Moderationsschlüssel die Moderation freischalten konnte. Es war nichts auf dem Rechner installiert (war ja ein frei zugänglicher Rechner). Kalibrationslösungen gab es nicht. Ein softwaregesteuertes Umschalten der Kameras natürlich auch nicht. Das musste ich manuell machen und die Kamera entsprechend ausrichten (die Einstellungsmöglichkeiten in der Webanwendung sind eher, naja, nicht so vorhanden).

Der Workshop

Als ich das gesehen hatte, war ich echt sehr überrascht. Im Workshop haben wir das Beste daraus gemacht. Ich habe eben mir Workarounds einfallen lassen und wir haben es ganz gut hinbekommen. Aber richtig toll sieht anders aus.

Feedback

Es gab danach nicht nur für mich Feedback (mit dem Workshop waren alle sehr zufrieden). Ich teilte meiner Bekannten meine Erfahrung mit. Sie war überrascht, denn bisher ist es intern eben noch nie aufgefallen. Da war für mich natürlich wieder interessant, wie denn die internen Meetings bisher so aussahen: das sind dann meistens Frontbeschallungen. Eine Person steht vorne und redet, malt etwas an das Flipchart und die anderen hören zu. Wenn (!) es Fragen gibt, werden diese entweder per Sprache oder im Chat gestellt. Natürlich werden diese dann von der präsentierenden Person wiederholt, da durch die Hardware es nicht alle verstehen.

Das erklärt natürlich einiges… Wir haben daraufhin lange über Meetingkultur gesprochen. Auch hier werden wir nochmal einen Workshop zusammen durchführen – diesmal sicherlich in einem anderen Raum.

Für euch

Hybride Meetings, Workshops oder Treffen werden nicht weniger. Sie sind fester integraler Bestandteil und sollten nicht als wieder verschwindendes Phänomen betrachtet werden. Daher solltet ihr zuerst reflektieren, wie eure Meetingkultur aussieht? Was benötigt ihr und was wollt ihr? Dann solltet ihr euch in euren Meetingräumen umschauen – haben wir einen Raum, der für die Menschen gedacht ist? Können sich hier die Menschen austauschen? Können hier von allen (!) Seiten neue Ideen entstehen?

Und ja, ein ordentlicher hybrider Raum kostet Geld. Auch die Ausstattung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist elementar und kommt noch dazu: ordentliche Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Kopfhörer und eine stabile Internetverbindung.

Wenn ihr Menschen im Mittelpunkt als Wert in euerer Unternehmenskultur definiert habt, dann solltet ihr hier dringend etwas machen.