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Dumme Regeln

Ich war mal wieder mit meiner Tochter joggen. Und leider hat sie dabei das Wort "dumm" kennen lernen dürfen. Es gab eine Situation, die so unnötig war. Es hat mir aber auch klar gemacht, dass genau so etwas oft in Unternehmen passiert. Es ist ein wunderbares Beispiel für die Veränderung von Prozessen und die Auswirkung auf die Kultur.

Ich war mal wieder mit meiner Tochter joggen. Und leider hat sie dabei das Wort „dumm“ kennen lernen dürfen. Es gab eine Situation, die so unnötig war. Es hat mir aber auch klar gemacht, dass genau so etwas oft in Unternehmen passiert. Es ist ein wunderbares Beispiel für die Veränderung von Prozessen und die Auswirkung auf die Kultur.

Die Situation

Wie eingangs geschrieben, waren wir joggen: meine Tochter im Jogger und ich dahinter schiebend (und schnaufend). Wir kamen an eine Kreuzung an einer stärker befahrenen Straße. Unsere Ampel war rot. Neben mir kam ein anderer Jogger an (Alter würde ich auf Mitte 60 schätzen). Wir mussten warten, da eben rot war. Es kamen Autos vorbei (ein Fest für meine Tochter). Als dann keine Autos mehr kamen, die Ampel immer noch rot zeigte, ist der Jogger los gelaufen. Und hat vorher meine Tochter im Jogger und mich angeschaut. Meine Tochter hat also gesehen, wie dieser Jogger bei rot läuft. Ja, es kam gerade kein Auto. Mir ist dann nur rausgerutscht, dass dies eine sehr dumme Aktion war (Wichtig: die Situation und nicht der Jogger!) und man bei rot nicht läuft und man bei rot eben stehen bleibt (so ist unsere Erziehung unserem Kind gegenüber). Das wurde mit dieser Aktion, vor allem aber dem bewussten Handeln des Joggers ad absurdum geführt. Daher kennt meine Tochter nun das Wort „dumm“.

Prozesse

In Unternehmen passieren oft ähnliche Situationen. Dabei werden dann oft bestehende Prozesse wissentlich verändert und individuell angepasst – vielleicht manchmal sogar absichtlich ignoriert. Ich bin ein ein Anhänger davon, Prozesse in Frage stellen, aufzubrechen und neue Prozesse immer mit dem Ansatz „keep it simple“ umzusetzen. Genau da ist der Unterschied:

wenn MitarbeiterInnen sich über Prozesse hinwegsetzen und diese eben nicht aktiv und für alle verändern, was hat dann so ein Prozess für einen Sinn?

Auswirkungen

So ein „darüber hinwegsetzen“ hat zudem viele Auswirkungen – direkt und indirekt.

Kultur

Wenn sich die mitarbeitenden Menschen in einem Unternehmen über Prozesse hinwegsetzen, dann wird das zu einem kulturellen Thema. Prozesse beschreiben dann nicht mehr einen Vorgang, sondern dienen dann „nur“ noch als Richtlinie. Transparenz und Nachvollziehbarkeit wird damit aufgegeben. Ein Unternehmen kann dann neue Prozesse nur schwer einführen und bestehende verändern? Wozu? Diese dienen ja nur als Anhaltspunkt.

Und genau so wird es sich eben in der Unternehmenskultur manifestieren. Die Auswirkung von Prozessen auf die Kultur wird hier wunderbar ersichtlich. Es hat aber noch weitere Auswirkungen

Menschen

Als der Jogger die rote Ampel passiert hat, hat er eine Regel gebrochen. Meine Tochter hat dies mitbekommen und ich als Erzieher muss ihr nun erläutern, dass dieses über Regeln hinwegsetzen falsch ist. Der Jogger hat damit auch ein wenig meine erzieherische Autorität untergraben und die Regel ohne Rücksprache gebrochen.

Wenn wir dies nun im unternehmerischen Kontext betrachten, was hat das für Auswirkungen auf die verantwortlichen Menschen eines Prozesses? Ein Prozess wird von anderen Menschen bewusst umgegangen und die Verantwortlichen werden nicht einbezogen. Die Autorität von anderen wird damit untergraben. Die Menschen fangen an, sich nicht mehr gegenseitig ernst zu nehmen.

Oft ist so etwas in Workshops zu beobachten: die moderierende Person agiert im besten Wissen und Gewissen und die ein oder andere teilnehmende Person handelt bewusst dagegen – wissentlich, dass es nicht zielführend sein kann. Das ist nicht die beste Voraussetzung für einen Workshop.

Kommunikation

Wenn ein Prozess von einem Menschen umgangen wird und diese Person dies den Verantwortlichen zurückmeldet, getreu dem Motto „Hey Leute, der Prozess passt nicht, weil…!“, ist alles gut. Genau das passiert oft nicht. Und das hat Einfluss auf die Kommunikation in einer Unternehmenskultur. Umgangssprachlich entsteht dadurch der sogenannte Flurfunk: offiziell gibt es einen Prozess, inoffiziell wird dieser aber umgangen – und eben auch so unter der Hand kommuniziert.

Und jetzt?

Natürlich hätte ich dem Jogger hinterherrennen können. Bei rot wollte ich nicht und danach hätte ich schnell sein müssen (es war schon fast am Ende meiner Runde und ich entsprechend kaputt). Was hätte ich dieser Person gesagt? Genau das, was ich hier geschrieben habe.

Im Unternehmen sollte genau das auch getan werden. Mit dem Jogger werde ich nicht zusammen arbeiten, ihn wahrscheinlich auch nie wieder sehen! Im Unternehmen arbeiten Menschen immer wieder zusammen. Genau deswegen müssen diese Themen offen angesprochen werden. Dadurch können Prozesse und in der Auswirkung auch die Kultur verändert werden! Die Auswirkungen sind spürbar und nicht außen vor zu lassen!

3 Kommentare zu “Dumme Regeln

  1. Gerhard Behr

    Hmmmm Aus meiner „nordischen“ Sicht ist ein Prozess der ignoriert wird, ob das begründet oder nicht spielt „de facto“ keine Rolle, erstmal grundsätzlich in Frage zu stellen. Es ist ein Anzeichen dafür das etwas im Prozess Design falsch ist.

    Wohlgemerkt nicht, wenn nur der eine oder andere das macht sondern wenn das im generellen geschieht. Menschen folgen Prozessen dann, wenn Sie einen Nutzen darin sehen, und nicht nur weil er da ist. Okay Deutsche sind da ab und zu anders aber das ist nicht das Thema.

    Greifen wir das Ampelthema auf. Ein Fußgänger Ampel hier im hohen Norden auf Rot, ist per se eher etwas, wo wir das als Aufforderung sehen links und recht zu schauen bevor wir die Strasse überqueren. Hier kommt keiner auf die Idee stehen zu bleiben, wenn weit und breit kein PKW zu sehen ist. Sicher die Regel ist wie in DE, dass man das nicht soll. Die „nordische“ Antwort hierauf ist aber nordisch pragmatisch besser die Ampel gleich weg und Zebrastreifen hin. Das gleiche begründet auch dass wir mehr Kreisverkehre haben als stupide Ampellösungen.

    Im Prozessdenken heisst das, wir ersetzen einen auf Ja/Nein (grün-gehen/rot-stehen) Steuerung starr beschränkten Prozess in einen selbstregulierenden Prozess der nur einen Handlungsrahmen (Fussgänger an Zebrastreifen hat Vorrang) vorgibt, in der die betroffenen Akteure je nach Situation eigenständig agieren.

    Genau hier fehlt es aus meiner Sicht weg vom alten Stil „ich sag dir, was du zu tun hast!“ zu einem Vertrauen in die Intelligenz und Kompetenz der Mitarbeiter mit einer klaren Zielvorgabe und der Prozess dorthin obliegt der Gestaltungsfreiheit derer die vor Ort sind.

    In unser immer komplexeren Welt funktioniert ein einfaches Regelwerk nicht. Nein es führt im Zweifel sogar zu massiven Fehlentscheidungen! Die Regeln sind nicht dumm, sie sind überholt und/oder unbrauchbar für zukünftige Herausforderungen.

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  2. Erstmal vielen Dank für den schönen Artikel, Stefan. Zu Gerhard: Hmmmm. Ein Problem unserer Zeit, dass jeder denkt, er müsse selber Regeln aufstellen.
    Auf der einen Seite ist es gut, Regeln zu hinterfragen und diese bei Sinnlosigkeit zu verändern bzw. zu verbessern. Auf der anderen Seite braucht eine Gesellschaft Regeln, so wie zwei Fußball-Mannschaften Regeln brauchen, an die sich alle halten, da ansonsten das ZUSAMMEN-Spiel nicht funktioniert.
    In dem Ampel-Beispiel besteht das Zusammenspiel aus: „Kinder müssen sich an die Rote-Ampel-Regel halten, da sie sonst Gefahr laufen, überfahren zu werden, weil sie in einer Situation die eigenen Emotionen über das Gefahrenpotenzial stellen könnten (Freundin steht z.B. auf anderer Straßenseite). Hier in Bayern wurden vorletztes Jahr zwei Mädels von einem Auto tödlich überfahren, weil sie auf der Landstraße hinter einem Bus einfach ohne zu Schauen über die Straße gelaufen ist.
    Regeln machen sicherlich für den einen mehr Sinn, für den anderen eher weniger. Das ist aber eine individuelle, egoistische Betrachtungsweise. Regeln machen vor allem für die Gemeinschaft Sinn. Wenn sich alle an die Regeln halten, funktionieren die Prozesse wesentlich besser. Und das ist doch der springende Punkt. Das Zusammenarbeiten bzw. das Zusammenleben! Wenn eine Regel für die meisten sinnlos ist, dann muss man die Regel überarbeiten, sodass sie wieder durchschnittlich gesehen am besten passt. Aber bis dahin sollte sich doch jeder an die Regeln resp. Prozessse halten.
    Deinem Grundgedanken, Gerhard, kann ich Dir jedoch zu 100% zustimmen. Wir müssen weg von einem System, das dem Einzelnen das Vertrauen nimmt, sein Leben selbst gestalten zu dürfen. Ich finde, in Island ist das sehr gut geregelt. Wer zu blöd ist, den erwischt der Darwin-Effekt. Für den eigenen Verantwortungsbereich gibt es in Island einfach sehr wenige Regeln. Für das gemeinschaftliche Miteinander gibt es jedoch ausreichend viele Regeln, sodass das Zusammenleben ganz gut funktioniert.
    So sollte es, meiner Meinung nach, auch in einem Unternehmen sein.

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    • Gerhard Behr

      Passt alles aber da Stefan gesagt wir sollen die Diskussion ins LinkedIN verlegen, kopier ich jetzt erstmal meine Beitrag und dann geht es dort weiter. Nur so viel wir sind nicht weit auseinander, die Frage geht um das wie und um das was wir tun.

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