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Bitte kein Online-Meeting!

Vor Kurzem habe ich mit einem Freund telefoniert. Dieser hat oft Workshops mit internationalen Kunden. Auch jetzt ist das so. Statt offline finden diese nun eben online (nur zur Sicherheit: wenn dieser Beitrag irgendwann einmal gelesen wird: es sind gerade Einschränkungen bezüglich Corona).

Vor Kurzem habe ich mit einem Freund telefoniert. Dieser hat oft Workshops mit internationalen Kunden. Auch jetzt ist das so. Statt offline finden diese nun eben online (nur zur Sicherheit: wenn dieser Beitrag irgendwann einmal gelesen wird: es sind gerade Einschränkungen bezüglich Corona).

Was er mir nun erzählte, hat mich sprachlos gemacht. Ich musste mit dem Kopf schütteln. Die Workshops und Termine werden, so wie sie bisher offline geplant waren, 1:1 online umgesetzt. Heißt in diesem speziellen Fall an zwei Tagen hintereinander jeweils sechs (6!) Stunden Workshop. Hinzu kommt, dass die Teilnehmer auch nicht alle mit Video teilnehmen. Genau das ist ein Problem, das ich öfter beobachte. Workshops und Besprechungen werden aus der Offline-Welt einfach 1:1 in die Online-Welt transferiert. Und man wundert sich, warum das so nicht funktioniert.

Stellt euch einfach mal vor, dass ihr sechs Stunden an einem Online-Workshop teilnehmt. Teilweise hat nicht jeder der Teilnehmer ein Video, die Qualität ist aufgrund von nicht durchdachter oder vorhandener Technik schlecht und somit ist es mehr eine Telefonkonferenz. Ich merke jetzt schon, wie ich gedanklich abschweife. Liebe Leser, geht es euch auch so? Und wie läuft es bei euch aktuell? Auch so, bzw. ähnlich? Oder gehört ihr schon zu Unternehmen, bei denen es funktioniert? Falls ihr zu so einem Unternehmen gehört, meinen Glückwunsch! Das ist noch recht selten. Wie könnte es anders sein?

So kann es gehen!

Es ist gar nicht so kompliziert. Man muss nur ein paar Punkte beachten. Hier mal eine Auflistung – auf ein paar Punkte gehe ich noch mehr im Detail ein:

  • Technik muss vorhanden sein und funktionierenNicht 1:1 adaptierenModerator und moderieren lassenkleine, in sich abgeschlossene EinheitenLänge insgesamt festsetzenPausen einplanen und einhaltenZeiten einhalten
  • Ergebnis- und zielorientiert!
  • Ggf. Zeichen vereinbarenRichtige Uhrzeit wählen

Technik

Es ist wichtig, dass sich Teilnehmer sehen. Der persönliche Kontakt fällt weg. Mimik und Gestik sind aber, wenn man zusammen etwas erarbeiten möchte, substanziell wichtig. Daher auf gute Kameras achten, funktionierende Softwarelösungen einsetzen und der Ton muss natürlich auch funktionieren.

1:1

Workshops und Besprechungen 1:1 zu adaptieren funktioniert nicht. Man muss sich als Organisator Gedanken machen, was die Inhalte, das Ziel und die dazu beitragenden Personen sind. Dazu sollte man dann das entsprechende Format mit den jeweiligen Zeiten planen. Beispiel: es war eine interne Fortbildung über zwei Tage geplant. Dies wird nun auf mehrere Tage verteilt und an die Technologien angepasst.

Moderation

Lasst die Besprechungen und Workshops moderieren. Und der Moderator muss aktiv dabei sein. Das ist in einem Online-Termin noch wichtiger als Offline! Und ein Moderator kann sich auch inhaltlich von den Themen lösen – ihr habt also auch jemanden dabei, der eine objektive Sichtweise mit einbringen kann.

Länge und Einheiten

Die gesamte Länge sollte begrenzt sein. Am sinnvollsten ist es, in sich abgeschlossene Einheiten von beispielsweise 90 Minuten zu planen. Wenn man mehrere Einheiten durchführen möchte, dann sollte eine zwischen den Einheiten eine Pause (bei 90 Minuten Einheiten am besten 30 Minuten Pause) sein.

Pausen

Die Pausen sind jetzt wichtiger denn je. Auf den Bildschirm und oft auf einen Punkt zu schauen strengt an. Also die Pausenzeit nutzen und raus gehen, durchatmen und sich die Beine vertreten. Aber bitte eingeloggt bleiben, das Mikrofon und die Kamera ausschalten.

Zeiten

Zeiten immer einhalten. Wenn eine Einheit 90 Minuten dauert, dann dauert sie 90 Minuten. Nicht länger. Auch ist es relevant, dass die Uhrzeit gut gewählt wird. Am Abend sich auf eine Fortbildung treffen, weil man es offline auch so gemacht hätte? Bedenkt dabei: es werden jetzt gerade sehr viele Online-Termine durchgeführt. Am Abend dann nochmal in eine Session? Das kann ziemlich ermüdend sein. Also lieber tagsüber planen!

Prinzipiell

Prinzipiell solltet ihr euch mehr denn je nach dem Sinn, Ziel und Zweck eurer Besprechungen fragen. Was soll erreicht werden? Hier gebe ich durchaus auch mit, dass Meetings, die schon offline nicht sinnvoll waren, in einer Online-Version noch viel schlimmer sein können. Statusupdates und Zahlen durchsprechen ist gerade jetzt ein schwieriges Unterfangen. Prüft einfach, was ihr damit bezwecken wollt. Und stellt euch, wenn ihr unsicher seid, die folgende Frage: „was bringt dieses Meeting meinen/unseren Kunden?“ (vgl. mein Beitrag „ab ins Meeting!“). Probiert also gerne neue Formate aus, achtet dabei aber auf die Einhaltung der Regeln.

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